Vergaderitis is in heel veel organisaties, of het nu commerciële bedrijven zijn, of NGO’s, of je biljart-  of tennisclub, vaak een echte plaag geworden. Vergaderingen zijn heel vaak saai, inefficiënt, ze duren te lang en tot overmaat van ramp worden er geen of weinig knopen doorgehakt en wordt alles doorgeschoven naar (geeuw!) een volgende vergadering.

Organisaties zijn zich hiervan bewust en zijn gaan nadenken over hoe vergaderen efficiënter en vooral ook leuker kan gebeuren. Een stimulerende omgeving kan leiden tot stimulerende vergaderingen, moeten ze hebben gedacht bij Coolblue. In de Wilrijkse vestiging van de electronicaketen kan er worden vergaderd in een heus café. En niet zomaar een café. In het Rotterdamse café ‘De Dijk’ borrelde destijds de idee van het Coolblue-concept op. Om te proberen de inspiratie van destijds over te brengen naar de werknemers in Wilrijk werd daar het café ‘De Dijk’ in het klein nagebouwd.

Maar er zijn nog meer themakamers ingericht, bv. de ‘Donkey Kong’ of de ‘Portal’, omdat gamen de werknemers van Coolblue in het bloed zit. De thema’s zijn bedacht door de meer dan 100 Belgische werknemers.

Coolblue is één van de grootste online retailers in de Benelux met meer dan 340 gespecialiseerde webshops en 7 fysieke winkels. Jeroen Van Camp, woordvoerder van Coolblue België: “We willen onze klanten en bezoekers verwonderen in alles wat we doen, want enkel zo gaan ze praten over ons bedrijf en ons promoten. Dit hebben we doorgetrokken naar de aankleding van onze vergaderzalen. Zeg nu zelf, wie begint niet spontaan te glimlachen wanneer hij in de Donkey Kong kamer kan vergaderen vanuit een karretje op rails?”

Meeting motivator

Een ander ‘aandachtspunt’ bij vergaderingen is de wildgroei van laptops, tablets en smartphones. De meesten ergeren er zich aan: vergaderingen waar iedereen op zijn smartphone, zijn tablet of zijn laptop zit te tokkelen. En hoewel we ons eraan ergeren doen we vaak lustig mee! Om dat tegen te gaan is de topless meeting bedacht. Dat is een meeting zonder laptops dus, had u natuurlijk al door..

“Onderzoek heeft uitgewezen dat maar liefst 80 procent van alle werknemers zich stoort aan smartphones tijdens een vergadering, terwijl 40 procent meteen toegeeft er zelf ook schuldig aan te zijn”, vertelt Hans Kerkhoff, die COO is bij het creatieve bureau Gelotology. Dat bedrijf heeft de ‘meeting motivator’ bedacht, een toestel waarin je bij het begin van de vergadering je smartphone in kwijt kan. Als je je telefoon in het toestel steekt hoor je een quote van acteur Bruno Vanden Broecke (bekend van Safety First), die speciaal voor dit toestel meer dan 300 motivational quotes insprak.

Ook bij een bedrijf als A.S.Adventure staat zo’n box, die plaats biedt aan tien smartphones, in de boardroom. “Het is niet zo dat de motivator altijd wordt gebruikt. Maar het geeft toch de mogelijkheid om af en toe eens een statement te maken over aandacht bij een meeting”, stelt Greet Anthoni, verantwoordelijke media & PR bij A.S.Adventure. “Het is tegenwoordig zo moeilijk om met één ding tegelijkertijd bezig te zijn. Dus je smartphone even letterlijk ‘parkeren’ in zo’n box kan dan helpen”, zegt ze.